当确认分类方式后，就要形成正规的分类方案，并对相关类目的定义、所指的范围和归类方法等进行说明及举例。
3.档案管理工作的技巧
现在，我们重点介绍一下做档案管理时的一个小技巧——档案的合理排布。合理的档案排布有利于提高档案的查找效率。一般的做法是将档案按分类方式分门别类地进行存放，到需要查找的时候，按照档案管理文件内记录的柜号、列号等索引信息进行查找。
其实更加方便的是，按照分类从低到高的原则来排布（排除流水号）。比如，你如果使用的是编制年度—公司名—部门简写—科目分类—流水号的分类方法，那我们未归入长期档案的档案就可以按照科目分类来进行排布，这样方便我们日常的查找和归档工作。如果是已经要封存的长期档案，那自然是按照从高到低的原则来进行排布了。
二、针对证照章及归档文件，根据公司情况选择合适的保管场地
无论你想把档案管理做得多好，一定要记住一点：档案设备设施建设的基本原则——适用性原则。简单来说，就是从企业实际场地和业务需求出发，以最大限度地维护档案的完整与安全为前提，设计合理的保管方式及区域来方便行政管理人员对档案的保管、利用及维护档案的完整性。
这里有两个要点需要注意：一是保证档案在我们保管的过程中不发生缺少、遗漏、分割、破损等情况，二是提供的场地在我们保管档案的过程中能防止档案内容外泄，同时对我们管理档案来说比较切实、方便。